QUiCK kedvenc ügyfelei: Budacsik Media Solutions

IT-s munkatársból lett videós vállalkozó Budácsik Attila, a Budacsik Media Solutions alapítója. A váltásról, a vállalkozás építésről, és a két kedvenc újhullámos digitális termékéről, az Innonestről és a QUiCKről beszélgettünk vele.

Kezdjük az elején, hogyan állsz általánosságban a digitalizációhoz?

IT-ból jövök, és az ottani szakembereket a “lustaság” jellemzi, mindent automatizálnak, hogy minél kevesebbet kelljen alacsony hozzáadott értékű dolgokkal foglalkozniuk.

Ezzel a mentalitással kezelem a vállalkozásomat én is: például ma már vágtam videót 5 órán keresztül, és tök jó, hogy erre nemcsak 3 óra jutott, mert mondjuk még számlákat kellett volna rögzítenem a maradék időben.

Az adminisztrációban milyen feladatok mentek döcögősen a rendszerek bevezetése előtt?

A legnagyobb problémámat az árajánlat jelentette, mert sokszor azt látják először az ügyfelek. Amikor kft-vé váltam, az egyik cél az volt, hogy az ismeretlen cégvezetők is komolyan vegyenek. De hogyan vegyenek komolyan, ha gagyi árajánlatokat küldök, vagy ha hiba van benne? Mert a másik probléma, hogy a manuális folyamatokban rengeteg a hibázási lehetőség. A pénzügyekre korábban exceleket használtam, ami nagyon megterhelő volt a számítási hibák miatt. Emiatt sokszor félbe is akartam hagyni őket.

Mit tartasz a QUiCK legnagyobb előnyének?

A könyvelőm az elején azt mondta, hogy döntsem el, milyen vállalkozó leszek: olyan, aki mindenre azt mondja, hogy “majd a könyvelő tudja”, és őt hívogatja olyan kérdésekkel, hogy mennyi pénz van a pénztárban. Vagy olyan vállalkozó, aki képben van. Egyszerű volt a válasz, mert szerintem a tudás fontos, a pénzügyek tudása pedig főleg. Én például mindig tudom, hogy hol tart az áfapozícióm. Minden ilyen fontos dolgot tudok.

A funkciók közül a likviditáskezelés, illetve a havi eredmény a legfontosabb. Nagyon jó az is, hogy a költségeimet tudom csoportosítani. Ehhez olyanokat használok, mint: alvállalkozók, beszerzés, szolgáltatás. A beszerzéssel azt nézem, hogy mennyit költöttem eszközre, ez a befektetéseim mutatószáma. Az alvállalkozói költségekből pedig a növekedésemet próbálom mérni.

Nemcsak a QUiCKet használod a Számlázz.hu PARK eszköztárából, hanem az Innonestet is: mit tartasz ott a legnagyobb előnynek?

Azt, hogy akkor működik jól, ha rendszerben gondolkodunk. Most már sokkal gyorsabban és könnyebben tudok felmérni egy munkát, mert sikerült sablonizálnom a folyamataimat. Például alapvetően mindent napidíjban számolok, de ki kellett találnom, hogy mi van, ha egy kamerával megyek, ha csinálok interjút, ha világítani kell, vagy ha két kamerával megyek.. Ez nagyon jól “összekattintható” az Innonestben, és követhető is. Ezen kívül fontos volt számomra, hogy minél kevesebb kattintással jussak el a végeredményig. És erre is tökéletes: bejön egy email, az alapján elkészítem az árajánlatot. Ha elfogadják, az árajánlatból munkalapot csinálok, ahol a későbbiekben követem az adott projekt részleteit. A munkalapot pedig a számlázáshoz használom a projekt zárásakor. Így végig tudok menni az árajánlattól a számlázásig, sőt ki tudom váltani még azt is, hogy be kelljen lépnem a Számlázz.hu-ba. Nekem az ilyen dolgok fontosak.

Mennyi időt takarítasz meg azzal, hogy digitalizáltad és automatizáltad a folyamataidat?

Heti szinten 5 órát átlagban. De nemcsak ez a csoda, hanem hogy rendszerre kényszerített: például az árajánlatnál ne bűvészkedjek, hogy mit érzek, ez mennyi legyen, hanem kitaláltam előre, hogy mi mennyibe kerül, és az annyi lesz a Télapónak is, és a Krampusznak is. Én legalábbis kisvállalkozóként nem bonyolítom az életemet kedvezményekkel, mert a lejtő felé visz. De az, hogy kialakítottam a saját szabályaimat, ez gyorsította meg valójában az árajánlatadást.

Plusz ezzel megspórolom a hibalehetőséget is. Amikor először csináltam árajánlatot, az volt a félelmem, hogy mi van akkor, ha az ügyfelem, aki ugye már sok árajánlatot kapott, ránéz, és azt mondja, hogy “hát aki ezt készítette, semmit nem ért hozzá”. Az Innonest nagy könnyebbséget ad ezekkel kapcsolatban, így én koncentrálhatok a tartalomra.

És a QUiCKkel is rengeteg időt spórolok, plusz megtanultam, hogy mit jelent a likviditás.

Mekkora nehézséget okozott az, hogy megtanuld kezelni ezeket a rendszereket?

A QUiCK olyan szempontból volt könnyebben elsajátítható, hogy pontosan ugyanazt tudta, amit már elkezdtem excel táblázatokban. Csak rengeteg időmet vitték el napi szinten a frissítgetések. Az Innonestet még tanulom. Egyébként mindkét rendszerre az első két napot rászántam, de azóta hozzák nekem az időt. Nagyon sokat könnyítenek az életemen.

Maradt olyan adminisztrációs feladat, amire még nem sikerült megoldást találnod?

A timesheet még teher, pedig nekem nagyon fontos, hogy percre pontosan lássam, hogy mivel és mennyit dolgoztam. Erre van is egy ultranagy excelem, amiben projekt és megbízó alapján látom a munkaidőket és a hozzá tartozó bevételeket. Év végén így meg tudom nézni, hogy az adott ügyfelemnek hány órát dolgoztam, mennyi volt az összbevétel hozzá. Ha mindezzel az előre meghatározott óradíjam fölött vagyok, akkor szuper, ha nem, akkor elköszönök tőlük, mert az időmből élek, ezt szem előtt kell tartanom.

Mennyire volt nehéz elszakadni a saját exceleidtől, és átállni egy másfajta gondolkodási logikára, amiket ezek a rendszerek használnak?

Úgy vagyok ezzel, hogy ha nem létezne a közelben cipőbolt, tudnék készíteni magamnak papucsot. De biztos, hogy bárki más, aki ezzel foglalkozik, jobb papucsot csinál. Ugyanígy: ki tudom találni a pénzügyi ábrázolásaimat, de ez sok szempontból csak laikus megoldás. Az átszokás a QUiCKnél nulla másodperc volt: az exceleket befejeztem, a QUiCKet pedig elkezdtem.

Az Innonestnél az árajánlat volt hasonlóan egyszerű, regisztráció után a következőt már ott készítettem. Először csináltam egy próba árajánlatot, amit elküldtem az egyik ismerősömnek és a könyvelőmnek. Mindkettőjüknek nagyon tetszett. A következő már élesben ment, nem volt probléma átállni. Sőt öröm volt. Én nem ragaszkodom semmihez, amit kitalálok, mert biztos vagyok benne, hogy nem értek hozzá. Akik pedig ezeket a rendszereket fejlesztik, ügyféligény alapján már kitapasztalták, hogy mi a legjobb. Hiszen ez az egyik legfontosabb: ha mi, felhasználók panaszkodunk valamire, ők arra reagálnak, és akkor jobb lesz a termék.

Fontosnak tartod ezzel együtt, amit az excelekkel korábban tapasztaltál? Hiszen tisztába kerültél azzal, hogy mik a paraméterek, amikre figyelni szeretnél.

Én csak az időveszteséget érzem. A tanulás része nem igazán érdekel, mert vannak dolgok, amiket meg akarok tanulni és érteni, de csak addig a szintig, amíg nekem, videós vállalkozónak számít. Például szeretnék dolgozni majd egy értékesítővel, ezért elmentem egy sales tanfolyamra. De nem azért, hogy majd sales-es legyek, hanem hogy egy nyelvet tudjunk beszélni. Rengeteg vállalkozótól hallom, hogy amikor alvállalkozóval dolgoznak, nagyon nehéz velük megegyezniük, mert nem egy nyelvet beszélnek. De csak eddig a szintig kell más szakmákba beletanulni, efelett már nem térül meg.

Hogyan találtad meg ezeket a termékeket?

Nem volt keresés, mert nem is tudtam, hogy vannak ilyenek. Ez a legszomorúbb. A Számlázz.hu-ban találtam meg a QUiCKet és az Innonestet is. Nagy érték a PARK, mert egy minőségi szintet jelent. Az egyik ügyfelem emlegette korábban a QUiCKet, de nem foglalkoztam vele. Így, hogy a Számlázz.hu ajánlotta, legalább vettem a fáradtságot, és megnéztem. És amint megnéztem, meggyőzött. Illetve az is hozzátartozik a dologhoz, hogy mindig tisztában vagyok azzal, hogy hány kiló vagyok, ezért nem kell akármilyen bonyolultságú rendszer. A QUiCK és az Innonest is jó abban, hogy azt adják, amire szükségem van.

Mit tartasz kulcskérdésnek ezeknél a digitális termékeknél?

A lehető legegyszerűbb dolgokat szeretem. És az, hogy egyszerű, nem azt jelenti, hogy buta. A relativitáselmélet is tök egyszerű kinézetre, de egyébként bonyolult dolog. Ezeknél a rendszereknél az a kulcs, hogy felhasználóbarátak legyenek. Ha pedig még minőségi javulás is van, például hogy nem tudok hibázni, annál jobb. Tényleg csak az a lényeg, hogy kényelmesebb és könnyebb legyen az egész, és többet tudjak dolgozni.

Mit üzensz egy most induló vállalkozásnak?

Legyen rendszered, és tartsd be. Nagyon fontos, mert az ember szanaszét szóródik, elforgácsolódik. Főleg az elején, amikor még azt sem tudja, hogy merre menjen. Nagyon sok dolognak kell kiépülnie fejben. Ezért kell rendszerben dolgozni minél hamarabb. Haragszom azokra az üzleti coachokra, akik azt mondják, hogy “csak szeresd, amit csinálsz”. Ez bullshit, nem így működik. Nálam van olyan hét, amikor az effektív munkám csak 30%, a többi pedig az, hogy számolok és tervezek, vagy azt nézem, hogy milyen befektetésekre lenne szükségem. Ki szereti ezeket csinálni? Úgyhogy fontos tisztában lenni azzal, hogy nem így van, hogy “mindig szeresd mindig, amit csinálsz”. Legyen rendszered, és tartsd be, ez a legalapvetőbb. És ez visszaigazolódik.

Te honnan tudtad már az elejétől, hogy rendszerben kell gondolkozni?

Már amikor az első megbízást kaptam, azonnal tudtam, hogy vállalkozásként akarom folytatni. És nagyon ijesztő volt az a gondolat, hogy nem tudtam, hogyan kell vállalkozni. Semmit sem tudtam. Olyan kérdésekkel hívtam a könyvelőt, hogy milyen elemei vannak egy számlának. Ezért rengeteg vállalkozói tartalmat kezdtem fogyasztani, főleg podcastokat, mint a Biznisz Boyz és a Cégépítők. És mindenhol a folyamatokban és a rendszerben való gondolkodás jött szembe. A következő, ahol el lehet bukni, az a növekedés. Ez még bőven előttem van, de már tudom, hogy milyen buktatókra figyeljek majd.