QUiCK az ökoszisztémában
A Meyer&Levinson szervezésében indult el a “Szabadúszó kvikker képzés” , egyfajta online egyetemi kurzus. Az online oktatás a QUiCK pénzügyi rendszert elsősorban a Számlázz.hu ökoszisztéma (együttműködő hálózat és rendszer) részeként értelmezi - nagyon helyesen.
Az egyik előadáson hangzott el a kérdés:
“Bár a Számlázz.hu képes nyilvántartani a bejövő (szállítói) számlák kifizetettségét, az automatikus banki párosító (autokassza) működése csak a vevői számlákra terjed ki. Mikorra várható az, hogy a Számlázz.hu autokassza kezelje a költségszámlák kifizetettségét is?”
A kérdés annyira egyértelmű (hogynemondjam: jogos), hogy ennek a cikknek a megjelenésekor ez már nagy valószínűséggel működik is: (Szerk: a cikk megjelenésekor a Számlázz.hu-ban a szállítói számlák autokassza információkkal való összevezetése még nem működik)
a Számlázz.hu-s számlázási fiókban megjelenő szállítói (bejövő) számlák azonnal kifizetettre adminisztrálódnak abban az esetben,
ha a fiókba megérkezik a banktól a sikeresen végrehajtott átutalási megbízás adatsora.
Ez eddig logikus, és látszólag a Számlázz.hu “belügye”, de… nézzük csak meg egy picit közelebbről, hogy mit is jelent ez a működés a QUiCK pénzügyi rendszer szempontjából!
A QUiCK-be a kezdetek óta megérkezhetnek a szállítói számlák adatai:
kézzel feltöltve (akár húzd-és-dobd technikával)
vagy ennél elegánsabban is: ha a beszállítóimnak számlaküldési címnek a quick-es emailcímemet adtam meg.
Valahogy így:
A költségszámlákból utalási csomagok készíthetők. Ezek olyan adatfájlok, amelyeket egy rakás bank képes “elektronikusan fogadni”. Így elkerülhető a szállítói számlák adatainak kézzel történő begépelése netbanki felületekre (átutalom a számla ellenértékét a beszállítómnak). Az “elektronikusan fogadni” itt sajnos még csak annyit jelent, hogy egy felhasználó a QUiCK-ből kigenerált utalási csomag adatfájlt kézzel be tudja tölteni a netbankos felületen. Valahogy így:
Ebbe a - többnyire kézi vezérlésű - működésbe érkezik meg a Számlázz.hu Számlaverzuma. Ő biztosítja, hogy a vállalkozás összes szállítói (bejövő) számlája azonnal és online megjelenjen a QUiCK-ben.
Ha egy számla megérkezik a Számlázz.hu Számlaverzumból is és kézi (vagy email alapú) feltötléssel is, nos ez a QUiCK-nek nem probléma. Felismeri és összefésüli az adatokat. Ilyen módon például remekül (és automatikusan) párosulnak a NAV Online számla rendszerből érkező adatok és a szállítótól kapott számlaképek.
De most nem ez a lényeg, hanem hogy a számlák mellé rövid időn belül megérkeznek majd a banki tranzakciós adatok is (kék nyilak).
Mit jelent mindez? Mit jelent az, hogy a Számlázz.hu Számlaverzumából azonnal és online áramlik az összes számlaadat és az összes banki tranzakciós adat a QUiCK-be?
Ez nem csak gyorsabb működést, jelent, hanem azt is, hogy a QUiCK sokkal pontosabban tudja majd adminisztrálni (és a cégvezető/pénzügyes felé láttatni), mi is történik valójában a vállalkozás házatáján.
Jelenleg az utalási csomag bank felé történő továbbítását követően a QUiCK azonnal kifizetettre adminisztrálja az érintett szállítói számlákat. Teszi ezt annak ellenére, hogy a banki átutalások teljesítéséről semmilyen információval nem rendelkezett (eddig). Tehát akár fedezethiány, akár adathiány, akár egyéb ok miatt egy bank felé betöltött átutalási megbízás sikertelen lenne (nem teljesül), ettől függetlenül a QUiCK a vonatkozó szállítói számlát kifizetettként tartja nyilván. Ez - ha nem is baj - , de probléma, amely komoly zavarokat is okozhat.
Hogyan változik meg mindez akkor, ha megtörténik a QUiCK teljes integrációja Számlázz.hu ökoszisztémába?
A szállítói számlák megérkeznek a QUiCK-be a NAV Online számla rendszeréből.
Ezekhez a szállítói számlákhoz email vagy kézi úton feltöltődnek a számlaképek.
A vállalkozás pénzügyese a szállítói számlákat átutalásra jelöli, és átutalási csomagot készít a számlaadatokból.
A pénzügyes (egyelőre kézzel) feltölti az átutalási csomagot a vállalkozás netbanki rendszerébe. Fontos! Ekkor az érintett szállítói számlák a QUiCK-ben még kifizetetlenként vannak nyilvántartva!
A bank végrehajtja az átutalást.
A teljesült banki tranzakciót a bank átküldi a Számlázz.hu-hoz.
Számlázz.hu a teljesült banki tranzakciót automatikusan párosítja a vállalkozás bejövő (szállítói) számlájával.
Számlázz.hu mind a teljesült számlaadatot, mind pedig a konkrét banki tranzakció adatát továbbítja QUiCK felé.
QUiCK fogadja a kifizetettre adminisztrált számlaadatot és a teljesült banki tranzakciót is, és ennek hatására a tárolt szállítói számlát kifizetettre adminisztrálja.
(Szerk: A QUiCK jelenleg több utalási csomag formátumot támogat, mint amennyi autokassza kapcsolattal a Számlázz.hu rendelkezik, ezért valószínűsíthető, hogy akkor, amikor a QUiCK-ben a banki adatok validációja már valóban fejlesztésre kerül, akkor sem fog még a funkció minden fenti ábrán található bankkal működni, ebben a formában)
Így válik automatikusan, emberi beavatkozás nélkül a QUiCK-ben tárolt szállítói számlaadat kifizetetté olyan módon, hogy a vállalkozás pénzügyese/cégvezetője/könyvelője minden időpillanatban a valós információt látja. Azt az állapotot, ami a “kinti világban”, tehát a vállalkozás pénzügyi rendszerén kívül valóban megtörtént.
És ez csak egy példa a sok közül arra, hogy a Számlázz.hu ökoszisztéma miért sokkal-sokkal több, mint egyszerű adattovábbítási rendszer. Például… tényleg kézzel kell áttölteni az utalási csomagot a netbanki rendszerben? A 21. század harmadik évtizedében? Kézi adatexport a QUiCK-ből és kézi betöltés a netbanki rendszerbe? Ugye senki nem gondolja úgy, hogy ez az állapot sokáig tartható… a QUiCK felhasználók ettől a kézi-mutyitól is megszabadulnak rövidesen… #staytuned