Könyvelő vagyok, Billcity-t használok, kacsingassak-e a QUiCK-kel?
Még mielőtt bárki egy versenytárs döngölést várna ebben a posztban, jelzem, hogy ez csupán egy kiegyensúlyozott útmutató, annak érdekében, hogy tiszta vizet öntsünk a pohárba egy nálunk egyre többet az ügyfélszolgálaton felmerülő kérdés kapcsán.
Könyvelő vagyok, (hatékonyan szeretnék könyvelést automatizálni)
Már a legelején tisztázzuk, hogy mikor a QUiCK-kel kacérkodsz akkor az, hogy "könyvelő vagy" az elsődleges és legfontosabb szempont. Ez pedig magával hozza a mi egyik legfontosabb üzenetünket, mégpedig azt, hogy a
QUiCK elsősorban vállalkozóknak készült, a Billcity pedig könyvelőknek.
Hogy mit is jelent ez a funkciók szintjén.
A Billcity-ben a számlák rögzítésekor számos, a könyvelésnek fontos információt is rögzíthetsz a számlákhoz, például a kontírszámot, vagy a számla pénzforgalmi jellegét, stb.,. A QUiCK-ben ilyeneket nem tudsz megtenni.
A Billcity számos könyvelőprogrammal kiépített API, vagy egyéb offline kapcsolatokat, adatimportereket, még a QUiCK nem. A Billcityből éppen ezért egyszerűen tudsz könyvelési információkat juttatni könyvelési rendszereid felé, még nálunk ez nem kivitelezhető, vagy csak nagyon kevés esetben (pl. Relax, SMARTBooks belföldi számlaképek fogadása a QUiCK-ből)
A Billcity, harmadik feles banki kapcsolatok segítségével kiépített olyan banki adatok fogadására alkalmas interfészeket, mely lehetővé teszik, hogy bizonyos bankok, banki tranzakcióival is dolgozz, sőt azok összepárosításra kerüljenek, így segítve a banki könyvelést. A QUiCK-ben bár áramlanak banki adatok, jelenleg összepárosítási logikák nincsennek.
A Billcity régebb óta van a piacon és kifejezetten masszív számlafeldolgozásra épült, elsősorban könyvelői célcsoportnak, és jól viseli a nagyobb terhelésű időpontokat, mondjuk a huszadika előtti kiugrásokat. A QUiCK számos innovatív módszert vezetett be annak érdekében, hogy a vállalkozók napi szinten, szíves-örömest a rendszerbe jutassák számláikat, különösebb kiugró időszakok nélkül. Míg a Billcity, átlagosan napi 5-6 ezer szállítói számlaképet dolgoz fel, egy ehhez passzoló masszív infrastruktúrával, addig a QUiCK átlagosan napi 2-3 ezer szállítói számlaképet dolgoz fel, egy szintén masszív, de kevésbé a számlafeldolgozás gyorsaságára összpontosító környezettel.
A Billcityben alapértelmezett működés a belföldi számlaképek és NAV adatok összepárosítása, azaz a Billcity-nek van saját NAV interfésze. A QUiCK-nek ilyen nincs, és bár a NAV adat és számlakép összepárosításunk valamivel fejlettebb és komplexebb mint a Billcityé, ahhoz, hogy ezt élvezd, neked vagy ügyfelednek Számlázz.hu #profi előfizetéssel, és aktív Számlaverzum kapcsolattal is kell rendelkezz, hiszen hozzánk csak ezen a csatornán keresztül érkezhetnek NAV adatok.
Összefoglalva. Ha elsősorban egy olyan könyvelő vagy, aki a szállítói számlák, banki adatok lehető leggyorsabb feldolgozását szeretné irodájában megoldani, anélkül, hogy ebben a folyamatba az ügyfeled különösebben bevonnád, akkor szerintünk a QUiCK nem neked való.
OSA könyvelő vagyok (Papírmentes működést szeretnék elérni ügyfeleimmel)
Az OSA alapú könyvelés terjedésével, akár teljesen automatizált könyvelést lehet elérni, jellemzően a számlaképek teljes kihagyásával. Egyre több (még mindig nagyon kevés) nagyon jól automatizált könyvelési rendszer létezik a piacon, ami szívének tekinti az OSA működését, és erre alapulva nagybiztonságú szállítói- és vevői számla automatizmusokat épített fel, melyek tulajdonképpen elkorcsosítják a számlakép jelentőségét.
Mivel azonban a jogszabályok léteznek, könyvelőirodaként új feladat elé nézünk, azaz:
hogyan tudjuk a lehető leghatékonyabban leggyorsabban a számlaképeket kereshető formában házon belül tudni.
Nézzük ebből a szempontból mi a helyzet, a Billcity-QUiCK funkciókkal
A Billcity és a QUiCK is tárol számlaképeket. Sőt mindkettőben nagyon hasonló módon kerülhetnek számlaképek, azaz nincs közöttük különösebb funkció különbség. Mind egyedileg, mind tömegesen, mind alias email címeken keresztül bejuthatnak számlaképek ezek a rendszerekbe. A Billcityben szépen kialakított Google Drive szinkronizálási lehetőség is adott, míg a QUiCK-nél DropBox integráció létezik, de azt is csak egyedileg lehet kérni, tehát mezei felhasználóként nem tudod beállítani.
Mindkét rendszer fogad egyéb dokumentumokat is, de ezek kezelése jelenleg egyikben sem kiforrott, tehát ha nem számlaképet küldözgetsz be, érdemes felkészülnöd, hogy egyedi folyamatokat kell kialakíts.
Mindkét rendszerben vannak folyamat- és jogosultság kezelések, és bár teljesen eltérő logika mentén működnek, az garantálható, hogy neked egyik sem lesz egyszerű, és mindegyikbe kell időt tenned.
Mindkét esetben a felismerési algoritmus nem kapcsolható ki, ami elméletileg előny, de ha csak a számlákat akarod egy helyen gyűjteni, akár hátrány is lehet, hiszen a nem jól felismert adatokkal adattisztítási feladataid is lesznek.
Mindkét rendszerbe tölthetőek fel külföldi számlaképek, de azok felismerési pontosságában a QUiCK talán előrébb tart, azaz elég jól működik az autoscan akkor is, ha külföldi számlaképeket küldesz a QUiCK-nek.
Semelyik rendszer sem archiválja jogszabályoknak megfelelően a számlaképeket, azaz a papíralapú bizonylatokat az ügyfél meg kell őrizze. A QUiCK-ben azonban - szintén Számlázz.hu előfizetés mellett - van lehetőség a belföldi számlaképek jogszabályszerű archiválására is. Ezt a feladatot a Számlázz.hu végzi, azaz az archivált állományok ott lesznek elérhetőek.
Összefoglalva: Ha kifejezetten számlakép tárolásra egy okosabb OCR-es rendszert keresel, aminek OCR-es működése akár hátrány is lehet a folyamataidban, akkor a két cég hasonló funkcionalitást igér.
+1 gondolat. Ha az OCR miatti adattisztitási fázist el akarod kerülni, akkor egy csomó számlakép tárolási lehetőség nyilik ki a számodra, a távoli asztaloktól-, a felhős (Google, Microsoft) megoldásokig, melyek közül számos olcsóbb is, mint a Billcity, vagy a QUiCK. De ne feledd, valamilyen címkézési, csoportosítási feladatod akkor is lesz ezekben a rendszerekben, feltéve, hogy szépen és kereshetően akarod a számlákat tárolni.
Ebből a szempontból megemlítendő a piacon újnak számító SMARTBooks DokuFree nevű dokumentumkezelő megoldása, mely 219.000 Ft-os éves díjon (figyelem ez a teljes könyvelési rendszer éves díja), minden könyvelői fiók mellé 10GB korlátlan számlakép feltöltési lehetőséget ad.
Ez valójában azt jelenti, hogyha semmit nem használnál ki az egyébként egyre bővülő SMARTBooks könyvelési rendszer automatizmusaiból, vagy abból, hogy ez esetben a számlaképek már egy zárt könyvelési rendszerbe érkeznek, akkor is a QUiCK esetében már 27 cég felett, a Billcity esetében 18 cég felett, a SMARTBooks DokuFree egy olcsóbb megoldás könyvelőirodáknak magára a dokumentumtárolásra.
Kollaboratív könyvelő vagyok (igényes ügyfeleknek adnék olyat, amit szeretnek is)
Bár a korábban tárgyalt két eset a jellemzőbb, egyre többször felüti a fejét az igény, hogy könyvelőként az ügyféllel közös rendszert keresel és ha azzal minden rendben, akkor egyszerűbb az életed, mind automatizálás, mind számlakép tárolás szempontjából. Nézzük a két rendszert ebből a szempontból röviden:
Mindkét cég nagy hangsúlyt fektet a kollaborációra, de ebből a szempontból más más fókusszal.
A Billcitybe beépített számlázó segíti a teljes order-to-cash folyamatot, a banki szinkronizációk elérhetőek az ügyfélnek is, és sokan dicsérik a felületen történő "üzenési" lehetőségeket, funkciókat. Az ügyfél természetesen megtalálja számláit, kereshet bennük.
A QUiCK mini pénzügyi rendszerként aposztrofálja magát, edukatív jellegű termék, letisztult felületekkel, amiben ügyfelednek minden a kezére esik, egyszerű számára a használat és eközben a legfontosabb információkat is követni tudja cégével kapcsolatban. A fentieken felül kiemelendő az utaláskönnyítési funkciók, és a végtelen címkézési és kategorizálási lehetőség, ami sokkal vállalkozó-központúbb felfogást biztosít, mint a Billcity, ahol nagyon érződik, hogy az elsődleges célcsoport ma is a könyvelők.
Összefoglalva: Ha ügyfelednek szeretnél kedvezni, még akkor is ha ez irodádban automatizálási kihívásokat rejt majd, akkor QUiCK az esetek többségében sokkal jobban teljesít, de elképzelhető, hogy drágább, mint a Billcity.
Felhasznált források:
SMARTBooks árazás és funkciók és DokuFree