Téged is fenyeget a rezsiszörny? Racionalizáld számlaiktatási és költségkövetési folyamataidat.

A most induló cikksorozatunk a gazdasági nehézségek idején különösen fontos tudatos vállalkozói döntésekre fókuszál. Az első részünk a 'rezsiszörny' kezelésének kihívásaira összpontosít, bemutatva, hogy a kisvállalkozások hogyan racionalizálhatják számlakezelési és költségkövetési folyamataikat a gazdaság változó körülményei között. A jelenlegi recessziós környezet nem mindennapi: bár bizonyos ponton a normalitás érzése vissza fog térni, addig a vállalkozásoknak a mindennapitól eltérő stratégiákat kell alkalmazniuk az infláció kezelésére.

Bújjunk el, vagy etessük tovább a szörnyet?

Kisvállalkozóként az első döntés, amit meg kell hoznunk, hogy visszafogjuk magunkat, lekarcsúsítjuk szervezetünket és a túlélésre játszunk, vagy épp ellenkezőleg, a növekedésre összpontosítunk.

Ha karcsúsítunk, akkor a kiadások alacsonyan tartása a legfontosabb. Minden így megtakarított pénz javítani fogja a cash flow helyzetünket és lehetőséget ad, hogy "kibekkeljük" míg a helyzet normalizálódik. A pénz folyamatos elértéktelenedése miatt a takarékosság önmagában viszont nem elég. A költségeket, amit megtakarítunk, érdemes olyan - akár a vállalkozáson kívüli - eszközökbe helyeznünk, melyek megsokszorozzák a befektetett összeget, azaz hozamuk meghaladja az inflációt, vagy legalábbis képes lépést tartani vele.

Fenti stratégiával ellentétben a növekedésre összpontosítók az árbevétel folyamatos növelésével harcolhatnak az infláció ellen. A piaci körülmények és versenytársaink esetleges választása a karcsúsítás mellett most felértékeli a minőségi marketing jellegű aktivitásokat, az árképzési stratégiák felülvizsgálatát és a vállalkozásunkba történő beruházásokat, melyek annak értékét növelik.

Bár a jelenlegi környezetben a fenti két választás között található ún. vegyes stratégia, - a tapasztalatok szerint - nem igazán működőképes, mégis a fenti két stratégiáknak vannak közös halmazai, ezek pedig az inflációnál magasabb hozamot biztosító beruházások és a működés hatékonyságának növelése.

A cikk keretei nem adnak lehetőséget arra, hogy bizonyítsuk, de tény, hogy a vállalkozás értékteremtő folyamatai közül az adminisztráció, ezenbelül is a szállítói számlák kezelése jelenleg az egyik olyan terület, melynek racionalizálása, az ebbe történő befektetés az egyik legnagyobb hozamot biztosító, gyorsan megtérülő beruházás. Ráadásul több ponton is kapcsolódik a fenti két stratégiához.

Bizonyítékok helyett megmutatjuk, hogy a QUiCK-kel felszerelt Számlázz.hu fiókkal milyen lehetőségeid vannak, hogy egészen apró beruházás mellett felvedd a rezsi- és inflációs szörnnyel a harcot számlaérkeztetés fronton.

Intelligens dokumentum feldolgozás

Az intelligens dokumentum feldolgozás (IDP) egy tág fogalom, mely a vállalkozásokban jelenlévő dokumentumok modern és gyors kezelését jelenti különböző technológiákkal az egyszerű adat-átadó interfészeken az OCR-től, a gépi látáson át, a mesterséges intelligencia megoldásokig. Ezek a technológiák az elmúlt években jellemzően nagyobb szervezeteknek voltak elérhetőek gigantikus, de még így is megtérülő beruházások mellett. A QUiCK bizonyos értelemben egy ilyen IDP rendszer, hiszen a fenti technológiákból számos elemet ötvöz, melyek közül talán a legfontosabbak:

• Belföldi számláid adatai a hagyományos iktatási, adatrögzítési folyamatot mellőzve, azonnal rendelkezésedre állhatnak a Számlázz.hu és a NAV adat-interfészein keresztül. (Számlaverzum)

• A számlaképek fizikai érkeztetése és iktatása helyett, azok digitális változatait biztonságos környezetben, egy helyen tarthatod, sőt a szkennelést is elfelejtheted, ha szállítóid QUiCK-es alias email címedre továbbítják számláikat.

• Optikai karakter felismeréses technológiánk az ún. autoscan a számlaképekből nagy hatékonysággal ismeri fel a számla legfontosabb adatait, ami lehetővé teszi, hogy külföldi számlaképeket is sokkal gyorsabban dolgozz fel, vagy belföldi számlaképeket automatikusan NAV adatokhoz párosíts, akár tömegesen.

• A Számlázz.hu archiválási infrastruktúrája lehetővé teszi, hogy jogszabályoknak megfelelő hitelesítések mellett teljesen papírmentesítsd a szállítói számlák tárolását.

Intelligens üzleti folyamatok

A fent tárgyalt IDP megoldások lehetővé teszik, hogy karcsúsítsd szervezeted, kevesebb munkaerő foglalkozzon a szállítói számlák kezelésével, könyvelésével, hogy ne költs feleslegesen fizikai mappákra, borítékokra, szatyrokra, melyekben a számlákat könyvelőnek eljuttatod, vagy akár taxira, futárra, hasonló célokból. Összességében tehát egy csomó folyamaton tudsz karcsúsítani és költségeket csökkenteni.

De talán ennél is fontosabb, hogy a fenti beruházás során egy rakat intelligens üzleti folyamathoz is jutsz egy QUiCK fiókkal, ami döntési folyamataidat is segítheti. Ezek közül talán a legfontosabbak:

• A QUiCK egy fejlett és intuitív címkézővel és keresőmotorral rendelkezik, mely kreatív kezekben lehetőséget ad számodra, hogy szinte élőben kövesd költségeidet, illetve kritikus üzleti folyamataidat. Kézi vagy automatikus címkézési eljárásokkal egyszerűen csoportokba rendezheted azokat a szállítói számlákat vagy akár árbevétel szegmeneseket, melyek figyelése kritikus számodra a recessziós időszakban.

• A QUiCK likviditás tervezője segít a következő 30 napod pénzügyi állapotát egyszerűen szimulálni, így sokkal több és pontosabb információk mellett dönthetsz a szállítói számlák kifizetésnek időzítéséről is.