Iktató, számlanyilvántartó Számlázz.hu fiókodhoz, de mégis minek?
Havi 1.690 Ft-ért számlaiktató programmá turbózhatod fel Számlázz.hu fiókodat. A kérdés az, hogy miért is tennél ilyet?!
Számlaadatok és számlaképek jogszabályszerűen archiválva
A digitális sztráda pár éve jóval szélesebbé vált a Számlázz.hu házatáján, egyrészt a NAV interfészek, másrészt a PSD2 (autokassza) fejlődése miatt. Ma már nem nagy kunszt, hogy Számlázz.hu fiókodban a bejövő számláid között megtaláld belföldi partnereid számláit, vagyis az azokhoz tartozó számlaadatokat.
Továbbá - gusztusod, vállalkozásod működése, vagy könyvelőddel való együttműködésed amplitúdójának függvényében - arra is lehetőséged van, hogy a NAV-tól érkező csupasz számlaadatokhoz számlaképeket is rendelj.
Ez pedig tényleg elég vagány, hiszen ha jól belegondolunk ez karöltve az archiválási szolgáltatással nagyjából gyors (szinte azonnali), jogszabályoknak is megfelelő és - a legfontosabb -, papírmentes számlaiktatást jelent egy hazai KKV életében. Erről pedig pár éve még csak álmodoztunk.
De mi történik akkor, ha a masszív digitalizáció ellenére iktatási folyamatod továbbra is analóg?
Bár ahogy láthattuk komplett, jogszabályoknak megfelelő digitális arzenált lehet hadrendbe állítani Számlázz.hu fiókodban, mégis van néhány olyan vélt, vagy valós eset, melyben az említett infrastruktúra csak zavaró limitációk mellett használható.
Valós ügyfélélmények alapján, hasonló érveid lehetnek neked is:
"Főnököm csak annak hisz, amit meg is tud fogni. A felhő nem tartozik ezek közé. Ezért szkennelés ellenére fizikailag is le kell fűznünk az iratokat. A fizikai visszakereshetőség miatt szükségünk van iktatószámra."
"Könyvelőnk már nem tárol fizikai iratokat. Értem, hogy jogszabályoknak megfelelő a Számlázz.hu digitális archiválása, és akár ki is dobhatnám a papírszámlákat, mégis úgy gondolom, hogy egy NAV ellenőrzés során nem lesz jó az elektronikus változat. Mivel már a könyvelőnk sem keresi elő füttyszóra a számlát - ahogy korábban tette -, ezért fizikai iktatószámokat használunk a könnyebb kereshetőség érdekében"
"Pályázati elszámolások alá tartozunk, ezért ragaszkodunk az eredeti fizikai számlákhoz."
"Nem megfelelő számunkra, hogy a Számlázz.hu az archiválási szolgáltatás keretében, a számlák batch-ben, (azaz havonta, egyben archiválódnak), ezért szükségünk van fizikai tárolásra és kereshetőségre is."
"Ha egyenként kell a bejövő számlákhoz feltöltenem a számlaképeket, akkor ennyi erővel ki is nyomtathatom azt, írhatok rá iktatószámot, majd úgy szkennelem vissza a Számlázz.hu bejövő számlái közé. Ez ugyan sok munka, de mindenünk egyben megtalálható analóg módon és digitálisan is."
"Mivel külföldi számlák nincsennek a Számlaverzumban, ezért úgy sem lesz teljes a számlaiktatásunk, inkább akkor fizikailag vezetjük."
"Könyvelőnk csak iktatott számlákat könyvelhet."
Számlázz.hu fiókodhoz adható iktatórendszer
Bár a fentiek sok esetben valóban csak vélt problémák, mégsem valószínű, hogy érdemes például "leállni a főnökkel" vitatkozni arról, hogy már a NAV is digitális, és ellenőrzéskor minden számlát elektronikusan kér majd.
Ilyen esetekre lehet jó a QUiCK, ami egy, a Számlázz.hu fiókodhoz egyszerűen hozzáadható pénzügyi modul és már legkisebb csomagjában is megtalálható egy iktatási logika. Ezzel a logikával pedig jóval egyszerűbben kapcsolatot teremthetsz az analóg és a digitális számlák között, hiszen a digitális számláidhoz egyszerűen adhatsz iktatószámokat az alkalmazáson belül.
A fenti egyszerű funkción túl még számos korábbi érvre is megoldás a QUiCK alkalmazása, hiszen:
A QUiCKbe emailen keresztül is érkeztethetsz NAV-os bejövő számláid mellé számlaképeket, sőt tömegesen is feltölthetsz képi, vagy PDF fájlokat.
Külföldi számlákat is beküldhetsz a modulba.
A QUiCKbe érkezett számlaképeket egy mozdulattal visszaküldheted a Számlázz.hu felé, így azok digitálisan archiválódhatnak.
A könyvelődet is meghívhatod, sőt könyvelői szerepköre egy szuper jogosultsággal is felruházza őt, mégpedig azzal, hogy az iktatott számlákról jelezheti az alkalmazáson belül, ha azok könyvelésre kerültek.
Az ezt lehetővé tévő ún. autoscan funkcióról ebben a cikkben olvashatsz többet.
És hogy mi kell mindehhez?
A számlákkal teli szatyrok világának megszüntetését és az iktató modult viszonylag alacsony árak mellett holnaptól a magadévá teheted, mivel csupán a következőkre lesz szükséged:
Számlázz.hu #profi csomagra (ha még nincs, akkor most QUiCK fiók hozzáadásakor 30 nap ingyenes különleges profi jogot kapsz)
A Számlázz.hu-n belül bekapcsolt Számlaverzum funkcióra. (Beállítások/fiókbeállítások/NAV online adatkapcsolat)
És arra, hogy a Számlázz.hu fiókodhoz hozzáadd a QUiCK-et, melyet szintén a fiókbeállításokban tehetsz meg, az online pénzügyi adatkapcsolatok részben.
Ha csak a fenti funkcióra akarod használni a QUiCK-et, akkor elég, ha Számlabox csomagot választasz az egyébként 30 napos "kvikkes" próbaidő letelte után, hiszen havi 1.690 Ft-ért korlátlan számlakép feltöltési és autoscan felismerési lehetőséget is kapsz ebben a díjcsomagban.