Ha másoknak segítesz, mi is segítünk neked 💚

QUiCK tippek közhasznú- és civil szervezeteknek

Volunteering is at the very core of being human. No one has made it through life without someone else’s help. – Heather French Henry

A QUiCK a kezdetektől kiemelt figyelmet fordít azokra a szervezetekre, akik másoknak segítenek, számukra a QUiCK fiókok örökre ingyenesek, ráadásul Számlázz.hu fiókkal együtt igazán profi mini pénzügyi rendszert lehet összelegózni. Ebben a "játékban" úgy látjuk különösen nagy öröm, hogy az ország legnagyobb számlázója hasonlóan gondolkodik a témában, ezért ők is a legnagyobb funkcionalitású számlázó csomagjukat ingyen adják non-profit szervezeteknek, alapítványoknak. Az ingyenesség részleteiről sok helyen kommunikál mindkét cég, de most ebben a cikkben a funkcionális előnyőkre szeretnék koncentrálni.

Sok minden más egy közhasznú vagy civil szervezet pénzügyeivel kapcsolatban, mint általában egy for profit vállalkozásnál, ezért összeszedtük a legjobb tippeket, amikkel egy nonprofit szervezet könnyítheti meg a saját pénzügyeinek kezelését.

1️⃣ Használj címkét a projektek elszámolásainak nyomonkövetésére:

A címkék segítenek, hogy a bevételeidet és a költségeidet bármennyi dimenzió alapján csoportosítsd: telephely, üzletág, projekt. Ezek közül tapasztalataink alapján nektek a projekt a leginkább releváns. A címkézésről, illetve az auto- és a sima címke közötti különbségről ebben a két perces videóban az alapvető infók vannak benne:

😍 Extra tipp - bérek címkézése: a béreket is tudod címkézni és autocímkézni. Ha az egyes projekteken rendszerint ugyanazok az emberek dolgoznak, akkor az autocímkézést elég egyszer megcsinálni, utána már a rendszer automatikusan mindenkihez hozzárendeli az előző adatok alapján a megfelelő autocímkét. Ha viszont változó, hogy ki melyik projekten dolgozik:

👉 és nem vagytok túl sokan, akkor érdemes lehet egyesével sima címkézni havonta a költségeket,

👉 és nagyon sokan vagytok, de a bérprogramból ki tudjátok nyerni, hogy összesen melyik projekten mennyi volt a bérköltség, akkor a bér feltöltése után vigyetek fel egy plusz sort, amivel kinullázátok az adott hónap bérköltségét, és a Költségek, kiadások fülön vigyetek fel egy plusz “számlát”, ahol projektenként felvisztek külön kategóriát. Mindegyik kategória legyen pl az, hogy bér, és mindegyiket címkézzétek fel a megfelelő projektazonosítóval.

2️⃣ Használd a dokumentumok csatolását számlához és/vagy partnerhez az elszámolási igények könnyítéséhez

Ha pályázati forrásból is finanszíroztok projekteket, és előfinanszírozás történik, a végleges elszámoláshoz a finanszírozó általában a költségszámlák mellé egy rakat egyéb dokumentumot is szokott kérni, például a kifizetés bizonylatát. Ezeket fel tudod tölteni a számla mellékleteként, de ha olyan dokumentum, akkor akár a partner mellékleteként is.

Amikor pedig ezeket az elszámolás igényléséhez össze kellene gyűjtened, már könnyű dolgod lesz, mert a számlákat, akár a mellékletekkel együtt le tudod tölteni.

🧷 További cikkek a dokumentumfeltöltésekről:

Hogyan és milyen dokumentumokat tudok csatolni a számlám mellé?

Csatolmány feltöltése partnerhez

3️⃣ Sok számlád keletkezik terepen, és nehéz az összegyűjtése?

A legfontosabb, hogy -ha még nem tetted, és van Számlázz.hu fiókod- hogy kösd össze a QUiCK fiókoddal, és kapcsold be a Számlaverzumot. Így minden belföldi számlaadatod meg fog érkezni a QUiCK fiókodba is. A munkatársaidat pedig kérd meg, hogy amint a kezükbe kerül a számla, fotózzák be, és küldjék be őket az alias emailcímen keresztül. A QUiCK a számlaképet össze fogja párosítani a NAVos számlaadattal (vagy legalábbis mindenképpen megpróbálja). Ha pedig valaki mégsem küldte volna be a számlaképet, a számlakép hiányos számlákra szűrve, rögtön látni fogod, hogy mik hiányoznak.

4️⃣ Sok munkatársnak van feladata a számlákkal, de jó lenne megszabni, hogy ki milyen adatokhoz fér hozzá?

Mivel alapítványként, nonprofit cégként a legmagasabb csomagunkhoz, a Multibox csomaghoz kapsz ingyenes hozzáférést, ezért lehetőséged van a szofisztikált jogosultságkezelésre.

🧷 Erről a témáról a következő cikkeket ajánljuk:

Munkatársak és a könyvelő meghívása a QUiCKbe

Hol tudom a jogosultságokat beállítani?

Felhasználó kizárása a címke kiosztás funkcióból

Felhasználó korlátozása kategóriákkal


Kezdj bele minden kötöttség nélkül!

Nem kell bonyolult rendszerbevezetésekkel bajlódj. Fejlettebb technológiát használhatsz, mint a nagyok. Mindezt egy jobb vacsora áráért.