Egy csinos doboz a recepció előtt

Esettanulmány: A QUiCK bevezetése egy filmprodukciós irodában

A csinos doboz esete a producerekkel


Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizálnunk.

A filmes szakma elsőre és másodikra sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat, bejövő számla keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak.

A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk. Az egyik legszembeötlőbb viszont az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét és szinte mindenhol voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok igen kíváncsiak lettek volna.

Szembeötlő volt az objektum nagy kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében, nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában hátul helyezkedett el.

A tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra és megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részében lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, hogy mindennap ürítsék a dobozt.

Ez persze csak az első lépés volt, de valójában már ezzel a lépéssel drasztikus eredményeket értünk el, hiszen miután a "doboz ürítés" már megfelelően ment, akkor kezdtük el bevezetni a QUiCK-et és azt is megmutatjuk, hogy miért.


A végső megoldás


Ha kívánhatnék valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal az asztalán, uncsi, de "hard core" könyveléssel és bejövő számlaiktatási procedúrákkal a háta mögött.


Az analóg doboz bevezetése után azonban messzebbre mentünk és az alábbi QUiCK funkciókat használtuk ki:

  • EMAILES IKTATÁS VAGY SZKENNELÉS A rendszer bevezetésével, a bejövő számlák dobozban való gyűjtése helyett, azok digitalizálásra kerültek. Ennek formája vagy szkennelés volt a dobozból vagy "gyorsabb fizetés ígérete mellett" megkértük a cég szállítóit, hogy küldjék a “kvikkes” email címre a számlákat. Így minden egy helyre került és szkennelni sem kellett.

  • AUTOSCAN: A QUiCK OCR illetve gépi tanulási mechanizmusai segítségével elkezdtük a rendszert betanítani, hogy minél hamarabb az iktatás nagy része emberi beavatkozás nélkül menjen. (adatfelismerések és költségkategorizálás és címkék használata)

  • TULAJDONOSI INFORMÁCIÓ A feldolgozott adatok alapján valós időben adtunk egy képet arról, hogy mi történik a cég költségeivel, mekkora például azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb.

Összesen két hónap kellett a teljes bevezetéshez, mely annyira sikeres volt, hogy jelenleg a cég könyvelői is a QUiCK-es adatokat használják a szállítói számlák könyvelésére és havi szinten "riportolják" a cég pénzügyi eredményeit a tulajdonosok nagy elégedettségére.

Legyen egy QUiCK fiókod minden kötöttség nélkül.

Nem kell bonyolult rendszerbevezetésekkel bajlódj. Fejlettebb technológiát használhatsz, mint a nagyok. Mindezt egy jobb vacsora áráért. 

Csomag kiválasztása

Számlabox EV

jelenleg ingyenes

Számlázz.hu fiókhoz adható adózási támogatás átalányadózóknak és újkatásoknak. Bevallások készítése, adózási értesítők, szakmai ügyfélszolgálat és minden Számlabox funkció tudatos vállalkozóknak.  

Számlabox

1.690 Ft + áfa / hónap

Mini pénzügyi rendszer a legkisebb vállalkozóknak, ha egy helyen szeretnéd kezelni számláidat, azok fizetettségét és vállalkozásodat érintő alapvető számokat. A fiókot könyvelőd is eléri. 

Okosbox

3.490 Ft + áfa / hónap

Fejlett pénzügyi rendszer számlaiktatással, bejövő és kimenő számlakezeléssel. Számláidat csoportosíthatod, ezek alapján látod havi eredményeidet, likviditásod. A fiókot könyvelőd is eléri.

Multibox

14.900 Ft + áfa / hónap

Dönts szabadon, hogy ki milyen számlákhoz fér hozzá, legyen csak rád jellemző számlaiktatási- és jóváhagyási folyamatod. Mindenki csak azokat az eredményeket lássa, amiért valójában felel.